Mar 122016

Organization: Management Systems International
Country: Mali
Closing date: 11 Apr 2016

Finance and Administrative Manager, High Impact Health Services II Program, Mali

Please note: Only Malian citizens are eligible for this position**

Project Summary:

The High Impact Health Services II (HIHS) program is designed to assist the Government of Mali Ministry of Health to improve and select high impact health services and end preventable child and maternal deaths at the community level. The goal of the program is to assist the Malian Ministry of Health by focusing on three critical health system components as they intersect at the community level – health service delivery, social and behavior change, and health system strengthening. The Finance and Administrative employee will:

Position Summary:

This employee will provide logistical, administrative and financial support to the project team for the duration of the five year project. In addition to maintaining personnel and financial files in good order, s/he will produce regular and ad hoc reports on the status of employees, leave balances, bank account balances, and cumulative expenditures. S/he will ensure that Government of Mali employment, financial, and tax reporting regulations are satisfied, as well as ensuring the compliance of procurement and hiring actions with USAID regulations. S/he will help organize workshops, trainings and other project activities.


  • Manage all administrative systems and procedures necessary for the implementation of technical and administrative activities related to the project.
  • Maintain project bookkeeping in the QuickBooks accounting platform and coordinate with the Home Office as needed.
  • Execute and coordinate administrative tasks and ensure overall compliance with MSI, USAID, and Government of Mali (GOM) policies and procedures by all staff.
  • Maintain electronic and physical files in an organized and up-to-date manner.
  • Prepare documents and correspondence related to staff and other administrative processes,
  • Manage field office accounts in order to ensure accurate, timely, and reliable financial statements.
  • Provide administrative support to program team.
  • Produce accounting and financial reports requested by MSI Home Office.
  • Track the local budget, as guided by the Home Office Project Manager.
  • Monitor balance of available and prepare fund transfers as needed.
  • Prepare “Check Request Forms.”
  • Prepare financial statements along with the respective supporting documentation, such as explanatory notes, as requested by the tax and audit administration of the GOM.
  • Generate official documentation to support balances and declarations to be presented.
  • Prepare checks for payments to local vendors and workshop participants.
  • Maintain constant communication with the Administrative team regarding management and accessibility of all financial resources in order to comply with established regulations.


  • Bachelor’s degree in accounting or related field preferred.
  • English capability, both written and verbal.
  • Working knowledge of Quickbooks accounting software.
  • Prior experience with USAID programs preferred.
  • Excellent understanding of Mali employment laws, tax withholding requirements, and generally accepted accounting principles.
  • Understanding of organizational registration process.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Finances et Administration, Programme Services de Santé à Grand Impact, Mali

Seuls les Citoyens Maliens peuvent postuler à ce poste**

Résumé du projet:
Le programme Service de Santé à Grand Impact II (HIHS) est conçu pour aider le ministère de santé du gouvernement de Mali à améliorer certains services de santé à grand impact et terminer la mortalité infantile et maternelle évitable au niveau communauté. L’objectif du programme est l’assistance au ministère de la santé malien en se concentrant sur trois composants du système de santé comme ils se croisent au niveau communauté- la prestation des services de santé, la transformation de comportement et la norme sociétal, et le renforcement du système de santé. L’employé en Finance et Administration saura :

Sommaire de la position:

Cet employé fournira le soutien administratif, logistique et financier au projet d’équipe, pour la durée des 4 années du projet. En plus du maintien en bon ordre des dossiers financiers, il / elle produira des rapports périodiques et ad hoc sur le statut des employés, les soldes des comptes bancaires, et les dépenses cumulées. Il / elle fera en sorte que la réglementation de l’information financière et de l’impôt du gouvernement du Mali sont respectées, et il/elle assurera la conformité des achats et le maintien correct des actions avec les règlements de l’USAID. Il/ elle aidera à organiser les ateliers, formations et autres activités liés au projet.


  • Gérer tous les systèmes et les procédures administratives nécessaires à la mise en œuvre des activités techniques et administratives liées au projet.
  • Maintenir la comptabilité du projet dans la plate-forme de comptabilité QuickBooks et coordonner avec le Home Office, au besoin.
  • Exécuter et coordonner les tâches administratives et assurer la conformité du personnel avec les politiques et procédures globales de MSI, USAID, et le gouvernement du Mali (GOM).
  • Tenir des dossiers électroniques et physiques d’une manière organisée et mise à jour.
  • Préparer les documents et correspondances liées à la gérance du projet, y compris les logistiques liés aux ateliers et formations
  • Gérer les comptes des bureaux extérieurs afin d’assurer des états financiers exacts, opportuns et fiables.
  • Fournir un soutien administratif et logistique à l’équipe du programme.
  • Produire les rapports de comptabilité et de finance demandés par le Home Office de MSI.
  • Suivre le budget local, comme guidé par le gestionnaire du Projet au Home Office.
  • Vérifier les fonds disponibles et préparer les transferts de fonds nécessaires.
  • Préparer “Voir les formulaires de demande.”
  • Préparer les états financiers ainsi que la documentation de support respective, tels que les notes explicatives, comme demandé par l’administration fiscale et la vérification de la MBO.
  • Générer des documents officiels pour justifier les soldes et les déclarations devant être présentées.
  • Préparer les chèques pour les paiements aux fournisseurs locaux et participants des ateliers.
  • Maintenir une communication constante avec l’équipe administrative concernant la gestion et l’accessibilité de toutes les ressources financières afin de se conformer aux règles établies.


  • Licence dans le domaine de la comptabilité ou un milieu similaire préféré
  • Capacité en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Connaissance de logiciel de comptabilité QuickBooks
  • Une expérience préalable avec les programmes de l’USAID est souhaitable
  • Excellente compréhension des lois Maliens en matière d’emploi, des exigences de retenue d’impôt, et des principes comptables généralement reconnus
  • Une compréhension du processus d’enregistrement de l’organisation

Seuls les candidats qui ont été sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.
MSI est un employeur de EEO / AA / ADA anciens combattants.

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How to apply:

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Questions Typiques
“Why are you leaving your current job?” Hiring managers want to know your motivation for wanting to leave your current job. Are you an opportunist just looking for more money or are you looking for a job that you hope will turn into a career? If you’re leaving because you don’t like your boss, don’t talk negatively about your boss–just say you have different work philosophies, Teach says. If the work was boring to you, just mention that you’re looking for a more challenging position. “Discuss the positives that came out of your most recent job and focus on why you think this new position is ideal for you and why you’ll be a great fit for their company.” If you’ve already left your previous job (or you were fired), Sutton Fell suggests the following: If you got fired: Do not trash your last boss or company. Tell them that you were unfortunately let go, that you understand their reasoning and you’ve recognized areas that you need to improve in, and then tell them how you will be a better employee because of it. If you got laid off: Again, do not trash your last boss or company. Tell them that you were let go, and that you understand the circumstances behind their decision; that you are committed to your future and not dwelling on the past; and that you are ready to apply everything that you learned in your last role to a new company. If you quit: Do not go into details about your unhappiness or dissatisfaction. Instead, tell them that while you valued the experience and education that you received, you felt that the time had come to seek out a new opportunity, to expand your skills and knowledge, and to find a company with which you could grow.
Questions à poser
What skills and experiences would make an ideal candidate? This is a great open-ended question that will have the interviewer put his or her cards on the table and state exactly what the employer is looking for. If the interviewer mentions something you didn’t cover yet, now is your chance.