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Nov 012016
 

Organization: Management Systems International
Country: Mali
Closing date: 24 Nov 2016

Finance and Administration Manager, USAID Sub National Governance Project, Mali

Company Profile: MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Please note: Only Malian citizens are eligible for this position.**

Position Summary: This employee will provide administrative and financial support to the project team for the duration of the project. In addition to maintaining personnel and financial files in good order, s/he will produce regular and ad hoc reports on the status of employees, leave balances, bank account balances, and cumulative expenditures. S/he will ensure that Government of Mali employment, financial, and tax reporting regulations are satisfied, as well as ensuring the compliance of procurement and hiring actions with USAID regulations. Additionally, the employee will manage the logistics and organization of project activities.

Responsibilities:

  • Manage all administrative systems and procedures necessary for the implementation of technical and administrative activities related to the project.
  • Maintain project bookkeeping in the QuickBooks accounting platform and coordinate with the Home Office as needed.
  • Execute and coordinate administrative tasks and ensure overall compliance with MSI, USAID, and Government of Mali (GOM) policies and procedures by all staff.
  • Manage personnel files, contracts, and related materials for all field staff, including assisting in the registration of employment agreements, calculating payroll, and coordinating payment of taxes.
  • Maintain electronic and physical files in an organized and up-to-date manner.
  • Prepare documents and correspondence related to staff and other administrative processes,
  • Develop and maintain a database for all personnel contracts.
  • Manage field office accounts in order to ensure accurate, timely, and reliable financial statements.
  • Provide administrative support to program team.
  • Produce accounting and financial reports requested by MSI Home Office.
  • Track the local budget, as guided by the Home Office Project Manager.
  • Monitor balance of available and prepare fund transfers as needed.
  • Prepare “Check Request Forms.”
  • Prepare financial statements along with the respective supporting documentation, such as explanatory notes, as requested by the tax and audit administration of the GOM.
  • Generate official documentation to support balances and declarations to be presented.
  • Prepare checks for payments to employees and local vendors.
  • Maintain constant communication with the Administrative team regarding management and accessibility of all financial resources in order to comply with established regulations.

Qualifications:

  • Bachelor’s degree in accounting or related field preferred
  • English capability, both written and verbal
  • At least one year of professional experience
  • Working knowledge of Quickbooks accounting software
  • Prior experience with USAID programs preferred
  • Excellent understanding of Mali employment laws, tax withholding requirements, and generally accepted accounting principles
  • Understanding of organizational registration process

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

Finances et Administration, USAID Sub National Governance Project, Mali**

Profil d’Entreprise:
Management Systems International est une entreprise de développement international basée à Washington DC avec plus de 35 ans de contribution aux résultats dans le monde de développement. Nous travaillons dans des environnements en crises tels que le Pakistan, l’Afghanistan, le Sud Soudan et l’Iraq. MSI emploie plus de 800 experts dans les domaines de la gestion publique, du suivi et évaluation, de la gouvernance et l’anti-corruption à travers le monde entier. Pour plus d’informations sur MSI, veuillez consulter notre site web à www.msiworldwide.com. MSI est récemment devenu une entreprise de Tetra Tech.

Seuls les Citoyens Maliens peuvent postuler à ce poste**

Sommaire de la position:
Cet employé fournira le soutien administratif et financier à l’équipe du projet, pour la durée du projet. En plus du suivi du dossier du personnel et les dossiers financiers (saisie sur quicbooks) en bon ordre, il / elle produira des rapports périodiques et ad hoc sur le statut des employés, les cas d’absentéisme, les soldes des comptes bancaires, et les dépenses cumulées. Il / elle fera en sorte que le code tu travail du Mali, la réglementation en matière d”information financière, et de l’impôt soient respectées, et il/elle assurera la conformité des achats et le suivi correct des actions avec les règlements de l’USAID. Il s’occupera de l’organisation matérielle des activités notamment de formation.

Responsabilités:

  • Gérer tous les systèmes et les procédures administratives nécessaires à la mise en œuvre des activités techniques et administratives liées au projet.
  • Maintenir la comptabilité du projet dans la plate-forme de comptabilité QuickBooks et coordonner avec le Home Office, au besoin.
  • Exécuter et coordonner les tâches administratives et assurer la conformité du personnel avec les politiques et procédures globales de MSI, USAID, et le gouvernement du Mali (GOM).
  • Gérer les fichiers du personnel, les contrats et les documents connexes pour l’ensemble du personnel sur le terrain, y compris l’aide à l’enregistrement des contrats de travail, le calcul de la masse salariale, et la coordination du paiement des impôts.
  • Tenir des dossiers électroniques et physiques d’une manière organisée et mise à jour.
  • Préparer les documents et correspondances liées au personnel et d’autres processus administratifs,
  • Gérer les comptes des bureaux extérieurs afin d’assurer des états financiers exacts, opportuns et fiables.
  • Fournir un soutien administratif à l’équipe du programme.
  • Produire les rapports de comptabilité et de finance demandés par le Home Office de MSI.
  • Suivre le budget local, sous la supervision du gestionnaire du Projet au Home Office.
  • Garder a l’œil les fonds disponibles et préparer les transferts de fonds nécessaires.
  • Préparer ” les formulaires de demande.”
  • Préparer les états financiers ainsi que la documentation de support respective, tels que les notes explicatives, comme demandé par l’administration fiscale et la vérification de la MBO.
  • Générer des documents officiels pour justifier les soldes et les déclarations devant être présentées.
  • Préparer les chèques pour les paiements aux employés et aux fournisseurs locaux.
  • Maintenir une communication constante avec l’équipe administrative concernant la gestion et l’accessibilité de toutes les ressources financières afin de se conformer aux règles établies.

Qualifications:

  • Maitrise dans le domaine de la comptabilité ou un domaine équivalent tel que gestion, économie etc
  • avoir au moins un an d’expérience professionnelle
  • Capacité en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Connaissance de logiciel de comptabilité QuickBooks
  • Une expérience préalable avec les programmes de l’USAID est souhaitable
  • Excellente compréhension des lois Maliennes en matière d’emploi, des exigences de retenue d’impôt, et des principes comptables généralement reconnus

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

To apply: Please visit our website, www.msiworldwide.com

PI95741752

Apply Here: http://www.Click2apply.net/zcfcf56pdd

How to apply:

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ENTRETIEN D'EMBAUCHE
Questions Typiques
Why Should I Hire You? The most overlooked question is also the one most candidates are unprepared to answer. This is often because job applicants don't do their homework on the position. Your job is to illustrate why you are the most qualified candidate. Review the job description and qualifications very closely to identify the skills and knowledge that are critical to the position, then identify experiences from your past that demonstrate those skills and knowledge.
Questions à poser
What skills and experiences would make an ideal candidate? This is a great open-ended question that will have the interviewer put his or her cards on the table and state exactly what the employer is looking for. If the interviewer mentions something you didn’t cover yet, now is your chance.